Angeblich können deutsche Ingenieure keinen Flughafen bauen (siehe Flughafen Berlin). Falsch: Können sie doch. Oder haben Sie vom Flughafen München schon einmal negative Schlagzeilen gehört (abgesehen von möglicherweise berechtiger Kritik zu Umweltzerstörung oder mangelhaftem Anschluß an das Schienennetz der DB)? Sehen Sie! Denn: Der Flughafen tut seinen Dienst, vor allem die Gepäckförderanlage in seinem Bauch.

Für die Errichtung und den Betrieb dieser Gepäckförderanlage waren wir für die gesamte technische Dokumentation verantwortlich.

Die Dokumentation in Zahlen: Über 108.000 Seiten von A0 bis A4 in 478 Ordnern und 11.500 Dateien auf 25 CD-ROMs mit einem Datenvolumen von ca. 16 GB wurden erstellt. Hieran arbeiteten 50 verantwortliche Autoren und eine ungezählte Schar von Co-Autoren.

Die Lieferung der gesamten Dokumentation in dreifacher Ausfertigung erfolgte, neben der elektronischen Form, auch in Papierform und somit mit einem Gesamtgewicht von über 3,5 Tonnen. Diese Menge an Akten haben wir – wie möchte man es auch anders bewerkstelligen – mit dem LKW auf die Reise geschickt.

Wie kann ein derartiges Dokumentationsprojekt funktionieren?

Als erstes müssen Strukturen und Prozesse für die Erstellung und vor allem für die Ablage der zahlreichen Dokumente, Prospekte, Briefe, Faxe usw. definiert, etabliert und – vor allem – gelebt werden. Um den Überblick zu behalten, hilft dabei oft schon eine kleine Access-Datenbank.

Als zweites muß eine zentrale Frage beantwortet werden: „Wer liefert was bis wann?“. Logistik ist bei einem solchen Umfang an Daten ein entscheidender Punkt. Ein Projektplan zur Erstellung der Dokumentation muß für alle verbindlich abgestimmt werden.

Erst jetzt können klassische Themen wie verwendete Office-Programme, Schreibstil und Vorlagen festgelegt werden. Dabei darf nicht vergessen werden, daß es nicht Aufgabe eines jeden einzelnen Mitarbeiters sein kann, mit den Word- und Excel-Vorlagen und deren Bedienung Zeit zu verschwenden. Da wird es schnell zur Notwendigkeit, daß die Office-Anwendungen ein einziges Mal soweit automatisiert werden, daß ein schnelles, reibungsloses und vor allem „heiteres“ Arbeiten für alle Beteiligten möglich ist.

Bis zu einer kompletten Dokumentation ist es dann zwar noch weit, aber der Weg ist, dank unserer Experten im Projektmanagement, geebnet.